De ideale daily stand-up

De ideale daily stand-up

Als je de afgelopen tijd actief bent geweest binnen het bedrijfsleven, dan is de kans nagenoeg honderd procent dat je de begrippen daily stand-up, dagstart of stand-up-meeting wel eens voorbij hebt horen komen. Voor veel organisaties is de dagelijkse stand-up namelijk hét begin van de werkdag. En dat is niet gek, want een goed uitgevoerde stand-up heeft veel te bieden. Maar ondanks dat de stand-up als overleg snel geïmplementeerd is, valt het niet altijd mee er een doorslaand succes van te maken. Het vergt oefening en vooral veel testen wat voor jouw team werkt. En in deze blog gaan we je helpen met de ideale stand-up, so you and your team can stand out!

Wat is een daily stand-up?

Een stand-up is een kort, dagelijks overleg tussen teamleden. Dit overleg is een belangrijk moment voor een team om te bepalen of ze nog op de juiste koers liggen om hun doelen te halen, zodat ze kunnen bijsturen waar nodig. Door dit iedere dag te doen, zijn er vaak maar kleine aanpassingen nodig. De belangrijkste onderwerpen van gesprek zijn de prioriteiten van de nieuwe dag en het identificeren van eventuele impediments (blokkades). Een stand-up is daarnaast waardevol omdat het zorgt dat alle neuzen dezelfde kant opstaan en dat er focus wordt aangebracht waar dat nodig is. Ook helpt een stand-up sneller tot besluiten te komen en de communicatie binnen het team te verbeteren.

“Mensen zijn actiever en alerter wanneer ze staan”

Door een dagelijkse stand-up te houden, verminder je de momenten dat het nodig is om te vergaderen. “Mensen zijn actiever en alerter wanneer ze staan”, aldus een onderzoek van de TU Delft. De onderzoeker in kwestie was in 2009 de maker van een TNO-rapport waaruit bleek dat het vele vergaderen het bedrijfsleven zo’n 30 miljard euro per jaar kost, waar dit door staand te overleggen met eenderde verminderd kan worden. Dit is dan ook een van de redenen dat de dagelijkse stand-up in korte tijd zo populair is geworden.

Daily stand up

De drie basisvragen van de stand-up

De stand-up doe je om te zorgen dat iedereen de focus houdt op het gezamenlijk doel. Door daar iedere dag aandacht aan te geven, is bijsturen makkelijk en kom je snel achter blokkades. Over het algemeen gaat dat aan de hand van drie vragen die door ieder teamlid worden beantwoord. De basisvragen zijn als volgt:

  1. Wat is ons doel als team?
  2. Waar staan we nu ten opzichte van dat doel en horen we daar ook te staan?
  3. Wat wordt (met die informatie) ons plan voor vandaag?

Zo voorkom je dat de standup een status update wordt of dat je met je team over taken van gisteren praat. Wat hierbij zeker helpt, is te zorgen dat gedurende de dag al de borden worden aangepast door iedereen.

Wanneer je de successen, doelen en obstakels met je teamleden deelt, helpt dit om de dagelijkse activiteiten simpeler te maken en de flow in je werk te bewaken. Het delen van (mogelijke) valkuilen zorgt dat leden hier attenter op worden en er zelf niet in vallen. En daarbij komt dat, wanneer je inzicht hebt in de werkzaamheden van je collega’s en weet of iemand jou mogelijk gaat vragen om hulp, je je eigen activiteiten makkelijker kunt inplannen. Dagstarten zijn daarmee een belangrijk element voor continue verbetering.

Tips en tricks om het meeste uit je stand-up te halen

“Hoe halen wij als team het meeste uit een stand-up”, is een vraag die wij vaak gesteld krijgen. Er zijn dan ook een aantal voorwaarden waar een goede stand-up aan moet voldoen. Allereerst is het belangrijk om al het werk zichtbaar te maken en je te richten de flow van die werkzaamheden. Een whiteboard of flip-over biedt hier uitkomst. Daarnaast zijn er legio online tools beschikbaar om het proces nog beter te laten verlopen.

Andere voorwaarden voor een goede stand-up zijn als volgt:

  1. Kies een vaste tijd en startsignaal. Tip: wacht niet tot alle collega’s binnen zijn, maar begin op een vast tijdstip
  2. Wees voorbereid en zorg voor een duidelijk antwoord op de drie vragen die onder het vorige kopje zijn benoemd. Tip: wie als laatst binnen is, begint
  3. Timeboxed: goede stand-ups duren tien tot maximaal vijftien minuten. De voorbereiding op de drie vragen helpt hierbij. Wanneer iemand doordraaft op een onderwerp, dan mogen anderen die persoon onderbreken.
  4. Los geen problemen op tijdens de stand-up en bewaar de inhoudelijke discussies tot na de stand-up. Als je het gevoel hebt dat gesprekken te lang duren, teamleden interesse verliezen of dat het onderwerp niet voor iedereen relevant is, verplaats het dan naar een overleg na afloop.
  5. Het team spreekt met en tot elkaar en iedereen in het team draagt bij. Het is immers een coördinerend overleg, geen statusupdate voor de manager of Scrum Master.

Wat zijn de stappen in een stand-up?

Om te zorgen dat je dagelijkse stand-up steeds soepeler gaat verlopen, is het belangrijk dat iemand in het team de belangrijkste stappen in acht houdt – evenals de bovengenoemde voorwaarden. Vaak is die persoon de scrum master maar we zien ook veel teams die werken met een wisselende coördinator. Het stappenplan voor een goede stand-up-meeting ziet er als volgt uit:

  1. Alle teamleden hebben individueel nagedacht over de drie stand-up-vragen: wat heb ik bereikt sinds de vorige stand-up, wat verwacht ik vandaag te bereiken en wat zijn mogelijke obstakels?
  2. De Scrum Master opent de stand-up en vraagt alle teamleden om de drie stand-up-vragen te beantwoorden.
  3. De teamleden krijgen ieder een aantal minuten om de vragen te beantwoorden.
  4. Na het beantwoorden van de vragen bieden de teamleden hulp aan elkaar: wie heeft wat nodig van welk teamlid?
  5. De Scrum Master bewaakt de tijd en schrijft de grootste mogelijke obstakels op om hier bij de volgende stand-up naar te vragen.
  6. De Scrum Master vat alle follow-up-punten samen en zorgt dat iedereen precies weet wat zijn of haar rol de komende werkdag zal zijn.

In de praktijk lijkt het implementeren van een goede stand-up vaak makkelijker dan dat het daadwerkelijk is. Het vergt namelijk consistente focus, een andere structuur van de planning en daardoor toewijding van alle teamleden. Daarom is het verstandig om, alvorens je begint met de implementatie, alle voorwaarden, stappen en pluspunten met je team te bespreken. Zo weet iedereen wat er aan zit te komen en waar ze rekening mee moeten gaan houden. Maar bovenal is het een kwestie van doen, doen en nog eens doen.

Heb je iets aan deze blog gehad, maar wil je nog meer informatie over dagelijkse stand-ups, scrum- of lean-implementatie? Dan kunnen we altijd even met elkaar bellen. Je kunt ons bereiken door hier te klikken.